Eins der Themen, die ich immer wieder versuche, rechtzeitig anzusprechen, wenn sich jemand selbstständig macht:
Die Pflicht, ein E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur zu führen. Dies leitet sich aus dem 2006 verabschiedeten Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister ab. Im Einklang mit EU-Änderungen im Hinblick auf das Handelsgesetzbuch, das GmbH-Gesetz und das Gesetz für Aktiengesellschaften sind seitdem gesetzeskonforme Pflichtangaben in Geschäftsbriefen zu machen - das gilt auch für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur. Die E-Mail gilt somit als Geschäftsbrief. Welche Pflichtangaben Sie in der E-Mail zu machen haben, hängt davon ab, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Wichtig: Eine fehlerhafte E-Mail-Signatur kann sogar zur Abmahnungen führen.
Hier ein Muster für Dich - ja, ich weiß, es ist lang, aber besser lang als falsch!
Vorname Name
Unternehmensname oder Namenszusatz bei Einzelunternehmerinnen
Straße / Hausnummer
PLZ Ort
Telefon:
Mail:
Besuchen Sie uns im Internet:
Geschäftsleitung: Vorname Name
USt-Id Nr. DE XXXXXX
Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese E-Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail sind nicht gestattet.
This email may contain confidential and/or privileged information. If you are not the intended recipient (or have received this email in error) please notify the sender immediately and destroy this email.
Any unauthorised copying, disclosure or distribution of the material in this email is strictly forbidden.
Pflichtinformationen gemäß Artikel 13 DSGVO
Im Falle des Erstkontakts sind wir gemäß Art. 12, 13 DSGVO verpflichtet, Ihnen folgende datenschutzrechtliche Pflichtinformationen zur Verfügung zu stellen: Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit an der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Verarbeitung für die Anbahnung, Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung eines Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder eine sonstige Rechtsnorm die Verarbeitung gestattet. Ihre personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ihnen steht außerdem ein Recht auf Widerspruch, auf Datenübertragbarkeit und ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Ferner können Sie die Berichtigung, die Löschung und unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Details entnehmen Sie unserer Datenschutzerklärung (https://www.beratungsunternehmer.net/j/privacy).